取り巻く環境が激変して、売り上げが減少。
多くの中小企業の皆さんが一番悩ましい状況かと思います。そこで今一番必要なのは組織力を強化して業務効率化を図る方法です。
組織力を強化するためには、マネジメントの仕組みが必要だと思います。たくさんの経営者の方から同じような質問を頂いていますので、マネジメントの仕組み構築のために最初に取り組むべきことから順にご紹介します。
Contents
社内の業務プロセスの見直し
ISOを社内の業務プロセスの見直しに活用しましょう。
会社を大きくするためには、組織を作って「分業」をしなければなりません。
ところが、部門間がバラバラで仕事がうまく回らず「分業」ではなく「作業の分担」になっている。
このような中小企業が意外に多いのではないでしょうか。
ISO9001には品質マネジメントシステムに関する要求事項が記載されています。
じつは、品質マネジメントシステムは「会社の仕組み」そのものです。
マネジメントの雛形として活用する
マネジメントの雛形として活用することができます。
自社の仕事のやり方（業務プロセス）をISO9001の要求事項と照らしあわせるだけです。
できる範囲で少しずつ見直していくことで、マネジメントのレベルアップが図れます。
まずは以下のステップで会社の仕組み化を進めていきましょう。
１．現状の業務フローの整理
お客様の引合いから受注に至り、受注から出荷、さらにはアフターフォローを含めた業務の流れを、
業務フローの形で整理します。
２．業務プロセス単位の役割と責任の明確化
業務フローをたとえば、営業、設計開発、購買、製造、出荷、といった業務プロセス単位に分割します。
そして、それぞれの業務プロセス毎に役割と責任を明確にします。
各業務プロセスは、「タートル図」を使って定義するとわかりやすく表現できます。
「タートル図」とは
タートル図は、本体となる「プロセス（活動）」のほか、その初め（前）には「インプット」を、終わり（後ろ）には「アウトプット」を、『プロセス』を動かす手足（前足、後ろ足）には
「何を使って（インフラ、作業環境、知識）」
「誰が（関係者、力量、教育訓練）」
「どうやって（方法、手順、手法）」
「どんな指標で（判断基準、目標）」を付けます。
これら（「インプット」、「プロセス」、「手足：４つ」、「アウトプット」）の7つの要素によって業務プロセスの全体像を表すしたものが「タートル図：亀を表している」です。
まずは、現状の仕事のやり方にあわせて作成し、その後、ISOの規格要求事項を参照して、出来る範囲で見直しを行います。
３．ＰＤＣＡサイクルの運用
「業務フロー」や、「タートル図」を基に業務を遂行します。
不都合な点が出てくれば見直して、実行できるようにします。
少なくとも年１回は定義した指標で評価し、改善して、少しずつレベルアップしていきます。
４．まとめ
今一番必要なのは組織力を強化して業務効率化を図る方法を実践することです。
・マネジメントの雛形として活用する
・現状の業務フローの整理する
・業務プロセス単位の役割と責任の明確化する
・ＰＤＣＡサイクルの運用をする
