営業のプロセスを見える化ってできるの？

営業のプロセスを見える化ってできるの？ – 仕組みで「努力」を形にできることに気づく場営業のプロセスを見える化

営業プロセスを見える化

ＳFA（Sales Force Automation）は、その名のとおり、営業担当者が営業に集中できるように考えられたシステムのことです。

 

その機能は、メーカーによって多少の違いはありますが売上管理や案件管理に特化した機能があり、プロセス管理や売上予測・スケジュール管理・TODO管理といったところです。

 

営業のプロセスや案件の進捗、商談内容、キーマンや導入製品といった顧客情報をデータベース化して共有します。

 

営業担当者が営業活動の情報を入力することで、同僚や上司と簡単に状況を共有でき、適切な管理・アプローチが可能になります。

 

これはあくまでも、営業担当者が情報を入力することが前提です。最近良く聴くのはここの問題が指摘されています。

 

それは、入力情報が少ないとか、つかい方が分からないとかです。SFAはあくまでもツールです。効果的の使うことを考える必要があります。

 

SFAによって商談から受注までの確度を引き上げることは、SFAの導入に期待される大きな役割と言えるでしょう。

 

それでは次に、SFAの主な機能について確認してきましょう。

SFAの主な機能

SFAの主な機能として以下の6つあげられます。

1. 顧客管理
2. プロセス管理
3. 売上予測
4. スケジュール管理
5. TODO管理
6. アラート機能

それでは、顧客管理から解説します。

 

1. 顧客管理

最初にご紹介する機能は、顧客管理です。

「顧客管理」とは、顧客（企業）情報の集約を意味します。顧客情報には、企業名、企業の所在地、担当者、連絡先などの基本情報のほか、キーマンや意思決定フローなど、商談を重ねるなかで収集した情報を管理します。

 

営業担当者以外のスタッフが見てもわかるように企業に関する詳細情報を集約し、仮に営業担当者が休みの場合でも、SFAの登録情報を見るだけで引き継ぎがスムーズに行えるメリットがあります。

 

この時、誰が見ることになるのでしょうか？ここも予め考えておくと良いでしょう。

 

2. プロセス管理

2つ目にご紹介する機能は、プロセス管理です。

「プロセス管理」とは、商談～受注に至るまでの営業プロセスを一目で把握するシステムのことです。

 

営業担当者ごとに案件や商談の進捗が管理できるため、上司は受注までのステップに応じて的確な指示を出すことができるようになります。

 

ここでも、誰がこの機能を使うのか、どんな場面で使うのか？そこを考えておくが求められます。

 

また、営業会議でよくある「あの案件はどうなったのか？」といった質問は、営業担当者に直接聞かなくても、プロセス管理の画面からリアルタイムで把握することが可能となります。

 

しかし、営業業務を担当している人が「あの案件はどうなったのか？」と質問するのは仕事を本当にしているのでしょうか？

 

このような質問をすること自体が本当に管理をしていると言えるのでしょうか？となってしまいます。

 

SFAの機能のなかでも多くの営業組織で利用されている機能です。

 

3. 売上予測

3つ目にご紹介する機能は、売上予測です。

 

各営業担当者ごとの売上金額はもちろんのこと、会社全体、顧客別、商品や部門ごとの売上まで、さまざまな切り口で管理することができます。

 

多くのSFAでは視覚的に理解しやすいグラフで見える化できるため、画面を一目見ただけで、すぐに売上予実の進捗確認が可能となります。

 

ここでも、あくまでも予測で、タラればの世界です。これまでの活動のレビューをすることが大きな狙い、目標です。

 

4. スケジュール管理

4つ目にご紹介する機能は、スケジュール管理です。

 

限られた営業活動の時間を効率よく使うためには、当然ながらスケジュール管理が重要となります。

 

また、上司にとっては、各営業担当者のスケジュール管理を行うことで売上目標に対して商談件数が足りているかなどを把握することができます。

 

スケジュール画面からは顧客（企業）に関する情報や提案資料、コメントなども記録できるため、日付から過去の商談内容を振り返ることも可能です。

 

しかし、ここで見落としがちなのは、営業担当者の営業スキルの確認とフォローです。スキル不足の営業担当者をフォローしなければ、昔の尻たたき的な営業に戻ってしまいます。

5. TODO管理

5つ目にご紹介する機能は、TODO管理です。

 

営業プロセスをすすめていくなかで必要な業務をTODO化して、やるべきことを共有します。

 

商談に伴う細かな業務を洗い出すことで、営業担当者の仕事量が把握できるばかりか、仕事の優先順位や重みづけ、他の営業担当者に依頼する仕事が視覚的に理解することができます。

ここでは顧客ごとに求められるスキルの把握が先です。何をするか？自分で把握し、到達目標とのギャップ分析をしておかないとなりません。

 

気づきがあって、足りないものや備忘録を記入してTODO管理するのか予め決めておかないと、後から見ると一体何をしようとしていたのか自分でもわからなくなってしまいかねません。

 

6. アラート機能

最後にご紹介する機能は、アラート機能です。

 

期限超過、金額変更など、あらかじめ設定した条件に対して注意喚起を行います。

 

提案書の作成や見積書の提出など、商談までに準備しておくべきことを事前に登録してくことで、ヒューマンエラーによるトラブルや売上減につながるリスクを未然に防ぐことができます。

 

一つの計画を立てるとき、自分だけでやれるものと、相手があってやるものがあることから、これを分類しておいて、時間管理をしないとこの機能は使い切ることはできないでしょう。

 

もし上司から見ると、時間管理ができない社員には要領を教えないとアラート発出の機能は使い切れないでしょう。

 

以上、6つがSFAの代表的な機能となりますが、このほかにも利用するSFAツールによって機能や使いやすさには差があるため、導入前は各社の製品デモなどを実際に触ってみて比べてみることが大切です。

 

これらの機能を利用することで、営業担当者は訪問から受注獲得までの流れが常に頭のなかでイメージすることができるため、「次の一手」が自発的に出せるようになります。

 

これは、うまく使われるようになった状態をイメージして述べていますので、途中の説明にもありますように、機能別に予め考えておくべきことをクリアするようにしておくことが大事でしょう。

 

マネージャーにとっても営業担当者の活動が一目でわかるようになるため、営業状況を確認する時間や心理的なストレスが軽減されます。

 

このように、営業担当者にとっても、そしてマネージャーにとっても便利な機能を多数兼ね備えているのがSFAだと言えます。

 

主な役割としては、営業プロセスの管理を徹底することにより、受注までの確度を高めることができるツールであるとご理解いただけたのではないでしょうか。

 

その他の営業支援ツール

一方、昨今では営業支援ツールとして、SFA以外にも「CRM（Customer Relationship Management／顧客関係管理）」や「MA（Marketing Automation／マーケティング活動の自動化）」などのツールもあります。

 

「いったい、どの営業支援ツールが自社の課題解決に役立つものかわからない」と悩まれている方も多くいらっしゃいます。

 

次回機会があれば書いていきたいと思っています。